Выемка документов налоговыми органами: основания, советы и рекомендации

АК Магнат 3 марта, 2020 3

Выездные налоговые проверки (ВНП) выполняются на предприятии налогоплательщика. Контролирующие органы во время проверки имеют право осуществить выемку документов, но они должны соблюдать ряд условий.

Содержание:

Правила проведения выездных проверок

Выемка документов возможна только во время ВНП. Однако проводить такие проверки, когда им вздумается, налоговые комиссии не вправе. Есть ряд ограничений и правил, прописанных ст. 89 НК РФ, ст. 94 НК РФ, зная которые предприниматели могут защитить свои права.

Ограничения:

нельзя проводить более одной проверки по одним и тем же налогам и за один период;
в отношении одного субъекта в течение календарного года запрещено назначать более 2 ВНП, исключение – было принято решение о необходимости дополнительного контроля;
в рамках проверки исследуется период, не превышающий 3 лет с момента выдачи разрешения;
аудит не должен занимать более 2 месяцев, но в исключительных случаях он может быть продлен до 6 месяцев.

ВНП бывают тематическими и комплексными. В первом случае изучается документация по одному налогу. При комплексной проверке контроль ведется по нескольким налогам. Кроме того, ВНП могут проводиться по графику (плановая проверка) или неожиданно для предпринимателя.

Когда выполняется выемка документов

Выемка документов не является необходимым атрибутом ВНП. Однако налоговые органы имеют право ее провести в процессе поиска доказательств налоговых правонарушений. Часто выемки выполняют при проведении проверки совместно с органами МВД.

Основания для проведения выемки, согласно пп. 3 п. 1 ст. 31, п. 14 ст. 89 НК РФ, ст. 94 НК РФ:

есть основания полагать, что документы, содержащие данные о налоговых правонарушениях, могут быть скрыты, заменены, изменены или уничтожены;
отказ проверяемого лица выдать требуемые документы или непредставление данных в указанные сроки;
при необходимости назначить экспертизу документов, в том числе почерковедческую;
если документы являются вещественными доказательствами выводов проверки.

Однако в нормах российского законодательства нет точных определений критериев, которые могут прямо говорить о намерении проверяемого лица уничтожить или заменить документы. Понятие носит оценочный и субъективный характер и определяется аудиторами с учетом обстоятельств дела.

Пример: основанием для подозрений, что документация может быть изменена или уничтожена, может послужить выявление фиктивных сделок между проверяемым предприятием и его партнером.

В очень редких случаях изъятие может быть проведено после составления акта об окончании ВНП, но до вынесения окончательного решения по итогам. Процедура проводится в рамках дополнительного контроля налоговиками, например, для экспертизы.

Какой документ должен быть у лиц, производящих выемку

Согласно п. 1 ст. 94 НК РФ, приступать к выемке представители налогового комитета могут при наличии мотивированного постановления должностного лица НК. Наиболее часто встречается мотивировка «наличие оснований полагать, что документы будут уничтожены или изменены». Постановление должно быть утверждено руководителем органа НС, проводящего проверку, либо его заместителем.

В законодательстве нет четкого указания, достаточно ли такой мотивировки или должны быть представлены доказательства и обоснования. Отсутствует в Кодексе и понятие «мотивированное постановление». Однако существует форма постановления, утвержденная приказом ФНС России от 7 ноября 2018 г. № ММВ-7-2/628@ (скачать).

При возникающих судебных спорах о незаконности изъятия бумаг суды оценивают все обстоятельства, которые непосредственно предшествуют оформлению постановления.

Налоговые органы могут требовать у проверяемого лица выдать, а в случае отказа – принудительно изъять бумаги, которые имеют отношение к предмету проверки. В п. 5 ст. 94 НК РФ прямо указано, что документы и предметы, не относящиеся к предмету проверки, изъяты быть не могут. Поэтому в форме постановления должны быть обязательно указаны реквизиты документов, подлежащих выемке. Размытые формулировки (например, «бухгалтерская отчетность») недопустимы.

Условия

Есть ряд условий, невыполнение которых налоговыми органами может послужить поводом для оспаривания законности проведения изъятия в суде.

Запрещено проводить изъятия документов в ночное время. Указание на это правило содержится в п.2 ст. 94 НК РФ. Время начала и окончание процесса должно быть указано в протоколе. Для справки: Ночным временем считается период с 22.00 до 6.00 по местному времени (ст. 5 УПК РФ). В ночное время запрещено производить действия по выемке документов и предметов. На составление протокола и его подписание данный запрет не распространяется. Поэтому подписание протоколов после 22.00 не является противозаконным.
Выемка производится в присутствии лиц, в отношении которых назначена проверка, и в присутствии понятых (п. 3 ст. 94 НК РФ).
Проверяемую компанию может представлять руководство или посредники, имеющие на руках доверенность от руководителя компании.
Понятые должны быть незаинтересованными лицами, их должно быть не менее 2 человек. Не допускается участие налоговиков в качестве понятых (п.п. 2, 3, 4 ст. 98 НК РФ).

В некоторых случаях предусмотрено привлечение технических специалистов, обладающих специальными навыками и знаниями. Приглашенный специалист должен быть лицом незаинтересованным, то есть это не должен быть представитель проверяемой компании или налогового комитета. Привлечение лиц, обладающих специальными знаниями, требуется при выемке документов на иностранных языках или при изъятии данных с компьютеров.

К процедуре могут быть привлечены представители ОВД. Происходит это по запросу налоговых органов

Как должна проходить процедура выемки документов

Процесс изъятия бумаг выполняется в соответствии с законом. Налоговый орган обязан:

Предъявить руководству или представителю компании постановление о выемке, составленное по форме. Разъяснить права и обязанности и сделать об этом пометку в протоколе, засвидетельствованную подписью проверяемого лица.
Предложить добровольно выдать документы и предметы, которые указаны в постановлении. Принудительная выемка проводится только после того, как будет получен отказ в передаче (п. 4 ст. 94 НК РФ).
При необходимости представители налогового органа имеют право вскрывать помещения и другие места, где может храниться документация. Если изначально неизвестно, где держат бумаги, то сначала проводится осмотр помещений и территорий фирмы. При проведении осмотра и вскрытии дверей налоговые органы по возможности должны избегать порчи замков, ручек и других предметов. Ломать замки можно только при отсутствии других возможностей открыть предполагаемое место хранения.
При изъятии оригиналов документов инспекторы, проводящие выемку, должны оставить налогоплательщику их заверенные копии. Если это невозможно сделать в процессе выемки, то копии разрешено доставить позже, но не позднее чем через 5 рабочих дней после изъятия (п. 6 ст. 6.1, п. 8 ст. 94 НК РФ).
Каждый изымаемый документ предъявляется участникам процедуры (представителю налогоплательщика, понятым). Далее документы нумеруются и подшиваются в папку, скрепляются печатью и подписью налогоплательщика. Если руководитель или представитель компании отказывается ставить подпись, то это нужно запротоколировать.
По результатам проведенного изъятия составляется протокол, который подписывают все участники процедуры. Копия остается у проверяемого, который пишет расписку, что копия протокола ему предоставлена.

Оформление протокола

Согласно п. 6 ст. 94 НК РФ, результаты выемки оформляются путем составления протокола. В этом документе должны быть перечислены все документы и предметы, которые изымались. Если перечень большой, то составляются отдельные описи, которые прилагают к протоколу. Должно быть указано:

точное наименование;
количество;
индивидуальные признаки;
стоимость (при необходимости).

Кроме того, в протоколе указываются:

место и дата проведения процедуры изъятия;
время, когда было начато и закончено мероприятие;
должность и данные лица, составляющего протокол;
данные лиц, принимающих участие в процедуре изъятия;
последовать проведенных действий.

Протокол должен быть подписан всеми лицами, принимающими участие в выемке. Если у кого-то из них будут замечания по порядку проведения процедуры, то они имеют право отметить это в протоколе. Копия протокола под расписку вручается представителю проверяемой компании. Если это сделать невозможно (представитель компании отсутствует), то копию отправляют по почте заказным письмом с уведомлением.

Как вести себя при выемке документов

Изъятие документации – процедура для проверяемого лица крайне неприятная. Но если знать свои права, то можно свести последствия к минимуму.

Проверка наличия постановления

Выемка может быть проведена только при наличии мотивированного постановления. Представитель налогового органа должен предъявить этот документ, а налогоплательщику необходимо убедиться, что постановление заверено подписью руководителя ИФНС или его заместителя.

Понятые

При выемке участие понятых является обязательным. Их должно быть минимум двое. В качестве понятого может быть приглашен любой незаинтересованный человек.

Представитель проверяемой компании имеет право попросить понятых предъявить свои документы. Если возникают подозрения, что инспекторы привели «своих людей» в качестве понятых, то следует потребовать их заменить.

Для замены необходимо написать в свободной форме заявление на имя руководителя группы (его данные указаны в постановлении), в заявлении следует ходатайствовать о замене понятых. Если руководитель группы отсутствует, то заявление можно написать на имя любого должностного лица ФНС, которое участвует в процедуре изъятия бумаг.

В ходатайстве нужно не просто просить о замене понятых, но и указать причины. Основанием может послужить тот факт, что понятые пришли вместе с проверяющими, а не были приглашены на месте из числа случайных людей.

После поступления такого заявления инспекторы вынуждены будут найти других людей. Не стоит пренебрегать этим советом. В присутствии независимых и незаинтересованных понятых инспекторы не будут отступать от правил закона. Если же понятыми выступают «свои люди», то они вполне могут «не заметить» каких-то нарушений, допущенных инспекторами.

По возможности лучше приглашать в качестве понятых работников соседних офисов или предприятий, расположенных рядом. Этих людей будет проще потом найти, если потребуется, чтобы они дали свидетельские показания в суде.

По закону требуется присутствие минимум двух понятых. А вот максимальное количество не ограничено. По возможности нужно придерживаться правила: «на одного инспектора – двое понятых». То есть, если выемку проводят 2 инспектора, то лучше пригласить 4 незаинтересованных свидетеля.

Это обусловлено тем, что инспекторы могут производить изъятие документации независимо друг от друга. Они могут работать в разных комнатах или даже в разных концах предприятия. Если понятых будет только двое, то они не смогут полноценно наблюдать за действиями налоговиков. Наличие одного понятого рядом с каждым инспектором не соответствует положениям закона, наблюдателей должно быть двое.

Поэтому нужно требовать пригласить людей дополнительно, чтобы свидетели могли наблюдать за действиями каждого инспектора.

Поведение проверяемого лица

Обстановка при проведении выемки документации нервная, но проверяемое лицо или представитель компании должен сохранять самообладание.

Разговаривать с представителями комиссии следует корректно и вежливо, но не следует давать каких-либо устных или письменных показаний, не касающихся предмета проверки.
На вопросы о занимаемой должности, принадлежности имущества (личные ли это вещи или принадлежат предприятию) отвечать нужно. А вот давать пояснения по отношениям с деловыми партнерами, рассказывать об условиях сделок во время выемки бумаг не следует.
Если инспектору нужно выяснить какие-то вопросы, не связанные с процедурой выемки, он должен вызвать сотрудников официально повесткой. В этом случае можно будет подготовить ответы на предполагаемые вопросы или даже прийти на беседу с адвокатом.
Внимательно следите за тем, что именно изымают инспекторы. Они могут забирать только предметы и документацию, связанные с темой проверки. Все подряд изымать запрещено. Если инспекторы заберут бумаги, не имеющие отношения к проверке, то это действие можно будет расценено как превышение должностных полномочий.
Препятствовать проникновению в отдельные помещения или к сейфу с бумагами не рекомендуется. Отказ открыть нужную дверь будет отражен в протоколе. После получения и фиксации отказа инспекторы получат право взломать замок.
Если во время выемки инспекторы будут допускать нарушения, эти факты нужно фиксировать. Следует привлекать понятых, чтобы те обратили внимание на факты нарушений, и обязательно отражать замечания в протоколе.
Поскольку выемка длится не полчаса, а значительно дольше, не следует полагаться исключительно на свою память. Все замеченные нарушения следует фиксировать в блокнот, чтобы потом спокойно перенести в протокол.
Типичное нарушение со стороны налоговиков – пропуск в графе «Количество документов». Пересчитывать все листы им не хочется, поэтому в описи могут указать, что были изъяты «две папки с бухгалтерской отчетностью». В этом случае нужно настоять, чтобы все документы в папках были пересчитаны и пронумерованы. Это требование не каприз. При правильном оформлении описи налогоплательщик не будет опасаться того, что часть бумаг из изъятых папок вдруг «случайно» не потеряется в процессе проверки.
Желательно сразу снимать копии с оригиналов, которые подлежат выемке. Если это сделать по техническим причинам невозможно, следует требовать, чтобы каждый лист в папках был пронумерован, а в опись занесено подробное описание каждого вещдока.

Безусловно, эти требования приведут к увеличению продолжительности мероприятия. Но зато проверяемый будет точно знать, что в его документацию не попадут «левые» накладные или договора.

Если мероприятие затянулось до позднего вечера, нужно следить за временем. Не уложились инспектора до 22 часов и продолжили работы по выемке – это повод оспорить их действия в суде как противозаконные.

В том случае, если части документации, подлежащей изъятию, не оказалось на месте (например, была проявлена халатность и накладные не были оформлены вовремя), то в протоколе следует написать фразу: «Переданы документы, находящиеся на момент проверки в офисе». Этот «маневр» позволит сдать недостающие бумаги позже, пояснив, что бухгалтер забрал бумаги домой, чтобы сделать сверку во внерабочее время, или документация была случайно забыта в офисе у партнера. Оговорка, сделанная в протоколе, позволит утверждать, что документы уже выписаны, но на момент выемки находились вне офиса, поэтому и не были приобщены к остальным бумагам.

Возможные риски противодействия выемке документов

Попытки налогоплательщиков помешать работе инспекторов в процессе выемки документов квалифицируются как административное нарушение. К таким действиям могут быть отнесены:

отказ в доступе на территорию предприятия или офиса;
отказ открыть помещения или места, где хранится документация;
уклонение от проведения проверки.

Согласно ст. 19.4.1 КоАП РФ, при выявлении указанных выше действий от должностных лиц и граждан виновным может быть назначен административный штраф:

для должностных лиц размер штрафа составляет от 2 до 4 тыс. рублей;
для юридических лиц – от 5 до 10 тыс. рублей.

Препятствование действиям должностных лиц со стороны налогоплательщиков помешает в дальнейшем отстаивать свои права в суде, даже если налоговые органы допустят нарушения при проверке и выемке.

Как сократить вероятность неприятностей

К налоговым проверкам и выемкам необходимо быть готовым. Нельзя хранить в офисе спорные документы, «чужие» печати и прочие вещи, которые могут послужить доказательной базой для привлечения к ответственности. Это очень простое правило, которые многие не соблюдают, сталкиваясь при налоговых выемках с негативными последствиями.

Процедура выемки документации – не самый позитивный момент в работе предприятия. Не всегда руководителям и сотрудникам удается сохранять спокойствие во время работы инспекторов. Нередко работники или руководство дают ненужные пояснения или предоставляют документы, которые не заявлены к изъятию.

Налоговые инспекторы тоже не всегда строго придерживаются норм закона. Они часто допускают нарушения процедуры, делают ошибки. Обычные налогоплательщики редко настолько хорошо знают законодательство, чтобы заметить недочеты и отразить их в протоколе. Неграмотные действия проверяемого приведут к существенным потерям для компании или предприятия.

Присутствие на процедуре выемки юриста создаст более спокойную атмосферу. Юрист проследит за строгим соответствием нормами закона и поможет свести негативные последствия проверки к минимуму.

Адвокаты по налоговому праву:

Мелихов Андрей Валерьевич

УГОЛОВНОЕ & ГРАЖДАНСКОЕ ПРАВО

К моей специализации относятся практически все вопросы бизнеса, включая вопросы уголовного преследования и защиты экономических прав и интересов клиентов в арбитражном суде и суде общей юрисдикции.

Профиль

Ташланов Владислав Анатольевич

НАЛОГОВОЕ ПРАВО

Налоговые споры с любым субъектным составом на стороне налогоплательщика (от физических лиц до корпораций), участие в налоговых проверках, споры с административными органами, споры в предпринимательской деятельности.